Mahnverfahren außergerichtlich: Betriebliches Forderungsmanagement vs. Inkassounternehmen

Wenn Kunden nicht zahlen, entstehen zwangsläufig offene Posten bzw. zahlungsgestörte Forderungen. Die Methode, solche Forderungen zu realisieren, ist immer ein sauberes Mahnverfahren. Außergerichtlich geht es dann meist um ein betriebliches Mahnwesen oder ein zielgerichtetes Forderungsmanagement im professionellen Inkasso. Worauf es bei den beiden Methoden ankommt und wo sie sich unterscheiden, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.

Betriebliches Mahnwesen oder spezialisiertes Inkasso: Wer ist besser, wenn es um die Realisierung offener Posten geht? Sie ahnen es schon – pauschal lässt sich das kaum seriöse beantworten. Denn ein erfolgreiches Mahnwesen, das also dazu führt, dass säumige Kunden bezahlen, hängt von mehreren Faktoren ab:

• Um welche Art Unternehmen handelt es sich beim Gläubiger? Gesichtsloser Großkonzern oder kleiner Familienbetrieb, der seine Kunden kennt?
• Wie ist das betriebliche Mahnwesen organisiert (und gibt es überhaupt eines)
• Um welche Art Forderung handelt es sich sich?
• Wie hoch ist die offene Forderung?
• Worauf liegt der Fokus in der Verfolgung offener Posten?

Mahnverfahren: außergerichtlich im betrieblichen Mahnwesen

Die Stärke eines betrieblichen Mahnwesens kann in seiner Flexibilität liegen. Die freundliche Zahlungserinnerung wird meist eher dann fruchten, wenn sich Schuldner und Gläubiger kennen und eine persönliche Beziehung besteht. So lassen sich dann auch Missverständnisse auf Augenhöhe ausräumen und faire Zahlungsvereinbarungen arrangieren.

Auf der Kehrseite steht die Gefahr, dass das betriebliche Mahnwesen zum zahnlosen Papiertiger verkommt. Nämlich dann, wenn die Fristüberwachung und die Zahlungseingangskontrolle nicht konsequent betrieben werden und sich das Mahnwesen als Rattenschwanz erweist.

Mahnwesen: außergerichtlich im Inkasso

Solange eine offene Forderung im Verzug und nicht bestritten ist, lässt sie sich ohne Weiteres zur Bearbeitung an ein Inkassobüro übergeben. Hier werden dann alle notwendigen Schritte unternommen, um die Forderung beizutreiben.

Welche Schritte hier ganz genau erforderlich sind, hängt von der individuellen Forderungssache ab: Sind bspw. alle Adressdaten aktuell, sodass die Inkassomahnung überhaupt ankommt, oder braucht es eine Adressermittlung? Wie gut ist die Datengrundlage in der Angelegenheit und müssen bestimmte Daten zunächst angereichert werden?

Mit einer systematischen Vorarbeit bereitet ein professionelles Inkasso alles vor für ein erfolgreiches Mahnwesen. Außergerichtlich stehen dann in der Regel (bis zu) zwei Inkassomahnungen und ein faires Telefoninkasso auf der Agenda.

Das hat sowohl taktische als auch strategische Gründe: Im sog. Mediativinkasso wird der Schuldner nämlich in seiner Lebenswirklichkeit ernst genommen und es lassen sich meist gute, verbindliche und erfolgreiche Zahlungslösungen finden, sodass sich die Angelegenheit bereinigen lässt. Zugleich nehmen sich die besten Inkassounternehmen selbst keine Zugriffsoptionen im vorgerichtlichen Mahnwesen und alle Möglichkeiten für ein gerichtliches Mahnverfahren, eine Zwangsvollstreckung und die Titelüberwachung bleiben immer in greifbarer Nähe.

Erfolgreiches Mahnwesen in der Kombination

Doch es gibt gute Nachrichten: Das betriebliche Mahnwesen und ein professionelles Inkasso schließen sich gegenseitig nicht aus. Gläubiger stehen in Wahrheit gar nicht vor der Wahl – entweder, oder – sondern können beide Varianten im außergerichtlichen Forderungsmanagement kombinieren.

Ein sinnvoller und praxiserprobter Ablauf für ein kombiniertes Mahnwesen kann wie folgt aussehen:

1. Eine saubere Rechnungslegung gem. §14 Umsatzsteuergesetz macht die Forderung formal unangreifbar
2. Eine einzelne, freundliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung im betrieblichen Mahnwesen, die die Übergabe an einen bestimmten Inkassodienstleister ankündigt, sollte die Nachfrist ungenutzt verstreichen
3. Die konsequente Übergabe an das passende Inkassounternehmen, bspw. IGP Inkasso
4. Durchführung des Inkassomahnwesens (Inkassoprozess)
5. Realisierung der offenen Forderung bzw. Abstimmung weiterführender Maßnahmen

Nach diesem Schema betreiben schon heute tausende Unternehmen ein kombiniertes Mahnwesen und fahren damit sehr gut. So bekommt das betriebliche Mahnwesen den nötigen Nachdruck und das professionelle Inkasso als Plan B in der Hinterhand sorgt für den passenden Unterbau für Erfolg im Forderungsmanagement.