Inkasso Büro: Wie sieht die Arbeit wirklich aus?

Was macht ein Inkasso Büro eigentlich den ganzen Tag? Welche Aufgaben fallen konkret in der Bearbeitung offener Posten an? Und wie abwechslungsreich ist das Ganze? In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie der Arbeitsalltag in einem Inkasso Büro wirklich aussieht und was den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg im professionellen Forderungsmanagement ausmacht.

Inkasso und Forderungsmanagement funktionieren in unterschiedlichen Stadien. Dementsprechend ändern sich auch die Anforderungen an den beruflichen Alltag, je nachdem, ob sich ein Fall in der vorgerichtlichen Bearbeitung befindet, es um das gerichtliche Mahnverfahren geht, die Angelegenheit über die Zwangsvollstreckung realisiert werden soll oder bereits erwirkte Titel bearbeitet werden. Die kleine Übersicht zeigt schon: Wahnsinnig glamourös ist die Arbeit in einem Inkasso Büro nicht, gefragt sind dagegen Organisationstalent, eine fundierte Kenntnis über die Arbeitsweise eines Rechtsstaates und natürlich Kommunikationsstärke.

Inkasso Büro Skill #1: Schuldnerdialog

Insbesondere in der vorgerichtlichen Bearbeitung offener Posten im Inkasso steht nämlich der professionelle Dialog mit dem Schuldner im Mittelpunkt. Denn neben der Einhaltung der jeweiligen Mahnstufen, dem Versand mehrerer Inkassomahnungen, geht es immer darum, Zahlungsstörungen zu moderieren. Dass der gefürchtete Inkassoanruf bis heute zum Repertoire der meisten seriösen Anbieter gehört, kommt nicht von Ungefähr:

Die Praxis zeigt, dass sich gerade am Telefon oft die Zahlungslösung vereinbaren lässt, die auf dem geduldigen Papier in weiter Ferne schien. Speziell geschultes Personal geht im Rahmen des Inkassotelefonats auf die Lebenssituation des jeweiligen Schuldners ein. So werden säumige Zahler in ihren Anliegen ernst genommen und sind meist auch bereit, zu zahlen, was ihnen möglich ist. Das Ziel eines Inkassotelefonats ist damit immer der bestmögliche Kompromiss: Ratenhöhen, die Schuldner auch tatsächlich regelmäßig leisten können, ohne den Anspruch des Inkassomandanten aus den Augen zu verlieren.

Inkasso Büro Skill #2: Zusammenarbeit mit Drittstellen

Mahn- und Vollstreckungsbescheide im gerichtlichen Mahnverfahren, aber auch Drittauskünfte, Gerichtsvollzieheraufträge, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Auszüge aus dem Melderegister und was der Wortschatz deutscher Ämter und Gerichte sonst noch an schönen Begriff zu bieten hat, fallen nicht vom Himmel. Das bedeutet, jede Maßnahme, die nach der außergerichtlichen Fallbearbeitung ergriffen wird, braucht einen Anstoß. Meist ist das ein (meist recht komplexer) Antrag, der zu einer bestimmten Frist, in einer bestimmten Form und natürlich absolut fehlerfrei bei einer bestimmten Stelle eingehen muss.

Sich darum zu kümmern, dass all das korrekt abläuft, ist die zweite wichtige Aufgabe, die ein Inkasso Büro wahrnimmt. Ein Beispiel macht die Sache anschaulich:

Um einen Gerichtsvollzieher zu beauftragen, braucht es einen sauber ausgefüllten Gerichtsvollzieherauftrag, der dann normalerweise über die Gerichtsvollzieherverteilerstelle an den jeweils zuständigen Gerichtsvollzieher geht. Dabei lauert ein echter Fallstrick: Der Gerichtsvollzieher führt nämlich nur die Maßnahme durch, mit der er auch beauftragt wurde. Soll er also die Vermögensauskunft abnehmen und der Schuldner weigert sich, ist der Fall abgeschlossen. Auftrag konnte nicht durchführt werden. Punkt. Daher kann es sinnvoll sein, statt allein die Abnahme der Vermögensauskunft, zusätzlich die ersatzweise Verhaftung des Schuldners zu beauftragen. Dann hat der Gerichtsvollzieher eine ganz andere Handhabe! Wer hier das Kreuzchen zur ersatzweisen Verhaftung des Schuldners vergisst, gibt einen wertvollen Hebel aus der Hand und muss einen neuen, kostenpflichtigen Auftrag erteilen!

Inkasso Büro Skill #3: Organisation & Überwachung

Der kleine Ausflug in die Untiefen der Bürokratie zeigt, dass im Inkasso Ordnung nicht nur das halbe, sondern das ganze Leben ist. Jede Maßnahme muss in der Fallhistorie archiviert und eingetragen werden, denn manchmal ist die Realisierung ein echtes Geduldsspiel. Das trifft vor allem dann zu, wenn es um die Verfolgung titulierter Forderungen geht.

Innerhalb der 30 Jahre, die eine Titulierung eine Forderung absichert, sammelt sich logischerweise einiges an Bearbeitungsschritten an. Haben Schuldner bspw. zwischenzeitlich die Vermögensauskunft abgegeben, ist es gut möglich, dass Maßnahmen der Zwangsvollstreckung vorerst ruhen müssen. Denn wenn Schuldner laut Auskunft unter den geltenden Pfändungsgrenzen liegen, ist hier momentan schlicht nichts zu holen – dem Inkasso Büro sind dann für zwei Jahre die Hände gebunden. Jedoch bedeuten selbst Maßnahmen, die nicht zum Erfolg geführt haben, immer einen Erkenntnisgewinn, der in der weiteren Verfolgung der Sache den Ausschlag geben kann! Steigen Schuldner bspw. bei ihrem Arbeitgeber auf, ändern sich die Einkommensverhältnisse. Wer lange beim selben Unternehmen tätig ist, kommt womöglich automatisch in die nächste Gehaltsrunde, Erbschaften, Gewinne, Heirat oder (ganz klassisch) Erwachsenwerden haben meist ganz erheblichen Einfluss auf die Vermögensverhältnisse von Schuldnern!

Das bedeutet: Inkassoarbeit kann auch echte Ermittlungsarbeit sein. Bonitätsabfragen oder sogar die Zusammenarbeit mit Privatdetektiven machen den Reiz der Arbeit an titulierten Forderungen im Schuldnermonitoring aus. Und wenn die viele Arbeit, die Akribie und natürlich das Durchhaltevermögen dann zum Ziel führen und Schuldner zahlen, ist das der zentrale Erfolg, um den es in einem Inkasso Büro geht!