Außergerichtliches Mahnverfahren: Flexibel im Forderungsmanagement

Das außergerichtliche Mahnverfahren bezeichnet im Gesamtablauf eines kompletten Forderungsmanagements alle Aktivitäten, die vor der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens stattfinden. Das klingt zwar sehr nach Amtsdeutsch (und ist es wahrscheinlich auch), bringt die Sache aber sehr gut auf den Punkt: Denn in der Tat markiert der „Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides“ die Schwelle, an der eine offene Forderungssache von der vorgerichtlichen Bearbeitung (bspw. im Inkasso) in die Bearbeitung durch das zuständige Mahngericht übergeht. Dabei bietet speziell das vorgerichtliche Mahnwesen eine ganze Reihe spannender Vorteile, um die es in diesem Blogbeitrag gehen soll.

Außergerichtliches Mahnverfahren: Das betriebliche Mahnwesen

Um den Begriff des außergerichtlichen Mahnverfahrens deutlicher zu machen, hilft es, sich den „Lebenszyklus“ einer offenen Forderung vor Augen zu halten. Denn solche offenen Posten entstehen ja nicht im luftleeren Raum; sie beginnen ihr Leben als ganz normaler Rechnungsbetrag, der dann allerdings nicht fristgerecht bezahlt wird. Damit wird eine Forderung eine unbezahlte Forderung bzw. ein offener Posten.

Der erste Schritt der meisten Gläubiger, um doch zu ihrem Geld zu kommen, ist ein betriebliches Mahnwesen. Mit anderen Worten: Es wird eine Zahlungserinnerung verschickt, die den säumigen Zahler daran erinnert, seiner Verpflichtung nachzukommen und ihm dafür eine faire Nachfrist setzt.

Bereits diese erste Zahlungserinnerung ist genau genommen Bestandteil des außergerichtlichen Mahnverfahrens. Zudem offenbart sie einen ganz wesentlichen Vorteil der außergerichtlichen Bearbeitung: Sie ist überaus flexibel! Zu diesem Zeitpunkt im Leben einer notleidenden Forderung sind (fast) keine zusätzlichen Kosten oder Gebühren angefallen. Das schafft im betrieblichen Mahnwesen erheblichen Spielraum.

Exkurs: gerichtliches & außergerichtliches Mahnverfahren

Dieser Spielraum für Verhandlungen mit dem Schuldner wird spätestens dann knapp, wenn öffentliche Stellen, nämlich die Mahngerichte und vollstreckungsbevollmächtigte Gerichtsvollzieher involviert sind. Zudem tendieren titulierte Forderungen, solche Posten also, die das gerichtliche Mahnverfahren bereits komplett durchlaufen haben, dazu, anzuwachsen, weil praktisch ständig neue Zinsen hinzukommen. Das schafft zwar Sicherheit (titulierte Forderungen sind für ganze 30 Jahre abgesichert), schlägt sich jedoch zugleich auf die Flexibilität nieder.

Damit lässt sich das außergerichtliche Mahnverfahren als Oberbegriff über alle Aktivitäten im Verlauf der Realisierungsarbeit einer offenen Forderung stülpen, die vor der Involvierung von Gerichten stattfinden. Auch sämtliche außergerichtlichen Aktivitäten im Inkasso gehören damit dazu!

Übergabe in ein professionelles Inkasso

Zurück zum Lebenszyklus unseres offenen Postens: Bleibt der nämlich auch nach der freundlichen Zahlungserinnerung unbezahlt, führt der nächste logische Schritt zur Übergabe an ein Inkassobüro. Das übernimmt dann die Einbringung der unbezahlten Forderung als klassische Dienstleistung, die ausdrücklich noch dem außergerichtlichen Mahnverfahren zuzuordnen ist!

Das beinhaltet klassischerweise bis zu zwei Inkassomahnungen, die immer auf eine Einigung mit dem Schuldner abzielen. Es geht im vorgerichtlichen Inkasso stets darum, offene Posten möglichst zeitnah und einvernehmlich einzubringen. Das bedeutet, dass Gespräche und Verhandlungen mit der Gegenseite im Fokus stehen. Dabei kommen dann regelmäßig vernünftige Ratenzahlungslösungen heraus, die alle Parteien zufriedenstellen. Ist die offene Forderung getilgt, können solche Inkassofälle erfolgreich abgeschlossen werden.

Jedoch erschöpfen sich weder die Optionen von Gläubigern noch die von Inkassodienstleistern im außergerichtlichen Mahnwesen. Solange eine Forderung nicht verjährt ist, bleibt der Einstieg in ein gerichtliches Mahnverfahren immer möglich. Dann geht es um den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides, der zugleich den Übertritt von der vorgerichtlichen in die gerichtliche Bearbeitung von Forderungen markiert.

Erfolgsaussichten im außergerichtlichen Mahnverfahren

Die Aussichten, eine offene Forderung während des außergerichtlichen Mahnverfahrens erfolgreich zu realisieren, sind mit gut 50% ausgesprochen gut. Denn das bedeutet, dass es für jede zweite offene Forderung kein gerichtliches Mahnverfahren braucht, sodass sich die Angelegenheit nicht in die Länge zieht und in aller Regel zeitnah abwickeln lässt. Dabei zahlen die meisten Inkassoschuldner bereits nach der ersten Mahnung die volle Forderung, die dann freilich an den Gläubiger durchgeleitet wird. Für diejenigen, die gern zahlen möchten, aber eine schwierige Phase durchlaufen, bietet modernes Inkasso, das solche Lebensrealitäten anerkennt, eine gute Option für Schuldner, durch Ratenzahlungen ihre Schulden mittelfristig abzubauen.

Damit kann Inkasso als Brückenkopf im professionellen Forderungsmanagement in der Tat als Moderationsinstanz fungieren und zufriedenstellende Lösungen für beide Seiten einer Forderungssache herbeiführen.