Wie funktioniert Inkasso erfolgreich? Das können Gläubiger dazu beitragen!

Erfolg im Inkasso ist sehr klar definiert: Ein säumiger Kunde bezahlt im Rahmen einer inkassomäßigen Bearbeitung seine offene Forderung doch noch. Die Folge: Der Inkassodienstleister kann den offenen Posten beitreiben und schließlich an den Inkassomandanten ausbezahlen. Wie Inkasso erfolgreich funktioniert und was Gläubiger zum Realisierungserfolg beitragen können, beleuchten wir in diesem Blogbeitrag!

Wie funktioniert Inkasso vor dem eigentlichen Inkasso?

Damit der Prozess der Realisierung offener Posten im Inkasso möglichst erfolgreich abläuft, es zu keinen Reibungsverlusten kommt und die Schuldnerkommunikation von Beginn an in die richtige Richtung geht, können Gläubiger aus dem eigenen Betreiben heraus viel tun! Und zwar schon lange, bevor es überhaupt zu einer Zahlungsstörung kommt! Der Schlüssel dazu ist ein lückenloses, stringentes und vor allem konsequentes betriebliches Mahnwesen.

Das wiederum steht und fällt mit wenigen, aber umso wichtigeren Kriterien:

Eine saubere Rechnungslegung – der Schlüssel zum Inkasso Erfolg

Wie die meisten kaufmännischen Abläufe ist auch die Rechnungsstellung in Deutschland bzw. der EU gesetzlich geregelt. § 10 Umsatzsteuergesetz reguliert die Inhalte einer gesetzeskonformen Rechnung und benennt ganze zehn obligatorische Punkte bzw. Fragen, die eine saubere Rechnung beantworten muss:

1. Namen und Anschriften beider Parteien, sprich von Auftraggeber & Auftragnehmer (Wer sind die agierenden Parteien?)
2. Steuernummer & Umsatzsteueridentifikationsnummer (Wer ist für die steuerliche Abwicklung verantwortlich?)
3. das Rechnungsdatum (Wann wurde die Rechnung ausgestellt?)
4. eine eindeutige Rechnungsnummer (Um welche Rechnung handelt es sich konkret?)
5. eine konkrete Aufschlüsselung der erbrachten Leistungen und/oder gelieferten Waren (Wofür wird die Rechnung gestellt?)
6. den Zeitpunkt der Leistungserbringung (Wann wurde geliefert?)
7. eine Aufschlüsselung nach Netto- und Bruttobeträgen (Welcher Anteil gehört dem Staat?)
8. aktueller Steuersatz & Steuerbetrag (Auf welcher Grundlage stehen brutto & netto?)
9. einen Hinweis zur Aufbewahrungspflicht (Wie lange muss die Rechnung nachweisbar bleiben?)
10. eventuelle Gutschriften (Was muss verrechnet werden?)

Obwohl das Gesetz diesen Punkt nicht explizit verlangt, ist aus Sicht des Forderungsmanagements eine weitere Frage zu beantworten:

Bis wann ist die Rechnung zu bezahlen?

Ein festes, realistisches aber möglichst kurzes Zahlungsziel auf einer Rechnung bedeutet (neben der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften) nämlich bereits den ersten wichtigen Schritt für ein erfolgreiches Forderungsmanagement. Kunden wissen dann ganz genau, bis wann sie die Rechnung zu bezahlen haben und werden dies, speziell bei kurzen Zahlungsfristen, in der Regel unverzüglich tun.

Inkasso vorbereiten: In Verzug setzen & Mahnen

Neben einer gewissen Dringlichkeit hat ein kurzes Zahlungsziel einen weiteren Effekt: Es setzt (unbezahlte) Rechnungen recht zügig in Verzug. Das geschieht nach dem gesetzlichen Verzug zwar automatisch, allerdings erst 30 Tage nach Rechnungslegung, und das ist im Sinne eines zügigen Forderungsmanagements eindeutig zu lang!

Der Verzug wiederum ist deswegen so erstrebenswert, weil er dafür sorgt, dass offene Posten angemahnt werden können. Im Klartext bedeutet das, eine Zahlungserinnerung zu verschicken. Die Benennung als solche ist dabei durchaus adäquat, denn diejenigen Kunden, die die Überweisung tatsächlich übersehen haben, freuen sich über eine höfliche Erinnerung. Die Zahlungserinnerung gilt aber selbstverständlich als vollwertige Mahnung!

Damit ist das betriebliche Mahnwesen abgeschlossen! Es braucht keine zweite, dritte oder vierundvierzigste Mahnung. Eine Mahnung genügt vollkommen! Wer es perfekt machen möchte, schreibt einen Hinweis in seine Zahlungserinnerung, dass die Angelegenheit bei erneuter Versäumnis der Nachfrist an einen bestimmten Inkassodienstleister übergeht. Das leitet den Übergang zwischen betrieblichem und inkassomäßigem Mahnwesen sauber ein und genügt als Hinweis vollkommen!

Wie funktioniert das Mahnwesen im echten Inkasso?

Professionelles Forderungsmanagement folgt einem stringenten Inkassoablauf. In der vorgerichtlichen Phase, in der gut die Hälfte aller Forderungen eingebracht wird, stehen dabei zielführende Inkassomahnungen & vor allem der Schuldnerdialog im Fokus. Denn modernes Inkasso ist vor allem eine Moderationsleistung: Viele Schuldner haben sich schlichtweg geschämt, nicht bezahlen zu können. Wenn ein offenes Inkassotelefonat dem Versteckspiel dann ein Ende setzt und eine realistische Zahlungslösung erarbeitet wird, ist das meist eine echte Erlösung für Schuldner!

Für Gläubiger und Inkassodienstleister machen solche Vereinbarungen hingegen das Geschäft aus. Die Antwort auf die Frage „Wie funktioniert Inkasso erfolgreich?“ ist damit komplex: Rechtliche Sauberkeit, Stringenz im Mahnwesen und (falls nötig) das richtige Inkassobüro mit der passenden Strategie machen den Unterschied!