Inkassounternehmen beauftragen: Viel einfacher als Sie glauben!

Offene Posten an einen Profi im Forderungsmanagement übergeben. Das schreiben wir hier auf dem IGP Inkasso Blog so einfach. Aber ist es auch wirklich so einfach, unbezahlte Forderungen „abzugeben“? Oder ist das nur neunmalkluges Marketinggewäsch? Wann ist die Übergabe an einen Inkassodienstleister rechtlich überhaupt möglich und welche Maßnahmen können (oder sollten?) Gläubiger vor der Übergabe durchführen? Keine Angst: So schwer ist es wirklich nicht – das zeigen wir in diesem Blogbeitrag klar und verständlich!

Der Inkassoauftrag – einfach erklärt

Die Grundlage für die Übergabe eines offenen Postens (aus Sicht des Gläubigers) und die Übernahme einer solchen notleidenden (unbezahlten) Forderung (aus Perspektive des Spezialisten im Inkasso) ist immer der Inkassoauftrag. Das ist nichts anderes als ein klassischer Dienstleistungsvertrag zwischen dem Auftraggeber (dem Gläubiger) und dem Auftragnehmer (dem Inkassounternehmen). Darin steht dann grob zusammengefasst, dass sich das Inkassobüro nach besten Kräften um die Beitreibung der offenen Forderung beim säumigen Schuldner bemüht und die realisierte Forderung dann natürlich an den Gläubiger ausbezahlt.

Dafür fallen bestimmte gesetzliche Gebühren an. Diese Gebühren sind (in der Theorie) vom Auftraggeber zu tragen. Praktisch stellen sie aber einen sog. Verzugsschaden dar, der wiederum vom Schuldner zurückverlangt werden kann (muss). Um hier den Rattenschwanz immer neuer Inkassoverfahren, die sich jeweils aus den Realisierungskosten des vorangegangenen Falls generieren würden, abzuschneiden, werden diese Kosten direkt beim Schuldner geltend gemacht. So erklärt sich dann auch, warum die Gesamtsumme in einer Inkassomahnung immer über der ursprünglichen Forderungssumme liegt: Die Inkassogebühren kommen oben drauf.

Dieser Inkassoauftrag ist es also, der zustande kommt, wann immer Gläubiger ein Inkassounternehmen beauftragen. Und das ist heutzutage so einfach, wie eine Bestellung im Internet aufzugeben (und deutlich einfacher als bspw. eine Steuererklärung abzugeben).

Wann man ein Inkassounternehmen beauftragen kann

Die einzige Voraussetzung, damit eine Forderung ins Inkasso übergeben werden kann, ist dass sie angemahnt bzw. in Verzug ist und natürlich zu Recht besteht. Beide Begriffe sind dabei genau genommen sehr schwammig. Denn einerseits besteht keine Pflicht, eine Mahnung oder Zahlungserinnerung zu verschicken. Damit können Forderungen auch angemahnt sein, ohne dass jemals eine Mahnung verschickt wurde.

Dennoch raten wir dringend dazu, genau eine einzige freundliche Zahlungserinnerung zu verschicken, damit nicht auch solche Forderungen im Inkasso landen, die von guten Kunden tatsächlich nur übersehen wurden!

Aber weiter im Text: Der Verzugsbegriff ist ebenfalls interpretationsfähig. Denn alle unbezahlten Forderungen geraten nach 30 Tagen automatisch in Verzug; das ist die gesetzliche Verzugsgrenze. Jedoch steht es Unternehmen frei, eigene (faire) Zahlungsziele zu definieren. Steht also in der Rechnung, dass die Summe binnen 14 Tagen zu bezahlen ist, ist die Forderung bereits am 15. Tag strenggenommen in Verzug. Dann kann sie theoretisch auch schon an einen Dienstleister im Forderungsmanagement übergehen, und der Inkassoablauf kann starten.

Das Forderungsmanagement im eigenen Haus

Ein zielgerichtetes Forderungsmanagement startet dabei jedoch nicht erst mit der Übergabe an einen Inkassodienstleister. Genaugenommen stellt bereits die initiale Rechnung (manchmal sogar schon das Angebot) eine erste Stufe dar. Denn eine zügige Rechnungslegung nach der erbrachten Leistung mit kurzen (aber natürlich fairen Zahlungszielen) ist hier schon der erste Schritt für eine saubere Abwicklung. Versäumen Kunden das Zahlungsziel tatsächlich, lohnt eine (und zwar wirklich nur eine einzige!) Mahnung bzw. Zahlungserinnerung. Hier ist es sinnvoll, einen Hinweis einzubauen, dass die Angelegenheit bei erneuter Fristversäumnis automatisch an einen bestimmten Inkassodienstleister übergeht. Das zeigt, dass es einen Plan B für den Umgang mit offenen Posten gibt, ohne bedrohlich zu wirken.

Die Erfahrung zeigt, dass Kunden, die die Rechnung tatsächlich nur übersehen haben, direkt auf eine Mahnung hin bezahlen. Kunden, die sich schwertun, ihrer Zahlungsverpflichtung nachzukommen, werden das entweder kommunizieren (sodass sich ggf. sinnvolle Lösungen finden lassen) oder die Sache laufen lassen, sodass dann tatsächlich ein Spezialist im Forderungsmanagement die richtige Anlaufstelle ist. Dann lassen sich im Rahmen der inkassomäßigen Bearbeitung die geeigneten Maßnahmen ergreifen, um offene Forderungen zu realisieren.

Fazit

Ein Inkassounternehmen beauftragen ist kein Hexenwerk. Gläubiger können selbst schon einiges tun, um einem möglichen Zahlungsausfall vorzubeugen und den Erfolg im Inkasso zu fördern!