Aktives Forderungsmanagement

Ein gutes Forderungsmanagement beginnt schon sehr früh: Ein konsequentes Mahnwesen gilt als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement. Daher sollten Unternehmer höflich, aber bestimmt auf die Bezahlung offener Rechnungen hinweisen.

Schuldner passen sich der Mentalität des Gläubigers an. Wird dort die Verfolgung der offenen Rechnung im Mahnwesen nicht so wichtig genommen, wird der Schuldner es mit der Bezahlung auch nicht tun. Die Überwachung Ihrer offenen Posten und Fristen sollten Sie zur Chefsache machen und nicht als unliebsame oder lästige Aufgabe am Quartalsende sehen.

Vermeiden Sie zum Beispiel die Durchnummerierung von Mahnungen. Statt „1. Mahnung“ (dann kommt immer auch noch eine 2. Mahnung, also braucht er jetzt nicht zahlen), verwenden Sie lieber den Begriff „Zahlungserinnerung“. Zumindest eine Mahnung sollte im Interesse der Kundenbindung verschickt werden, da ja jeder Mal etwas vergessen kann oder die Rechnung womöglich nicht angekommen ist. Mehr als zwei Mahnungen werden bei den meisten Unternehmen nicht mehr verschickt, dies ist auch völlig ausreichend.

Als weiteres probates Mittel des Mahnwesens empfiehlt sich das Mahntelefonat, wie es auch im Telefoninkasso Teil eines zielführenden Forderungsmanagements ist. Diese Gelegenheit kann man z. B. mit einer Nachfrage zur Zufriedenheit mit der gelieferten Ware verknüpfen und zugleich auf den noch offenen Rechnungssaldo hinweisen. Wichtig: Am Ende des Telefonats geht es immer um eine verbindiche Zahlungszusage. Daher sollte die Frage, bis wann man denn fest mit einem Zahlungseingang rechnen kann, deutlich im Zentrum des Telefonats stehen. Zeiträume, die weiter als 10 Werktage in der Zukunft liegen, sind dabei normalerweise inakzeptabel.

Einstieg in ein professionelles Forderungsmanagement

Wenn all diese Maßnahmen zu keinem Erfolg geführt haben, sollten Sie spätestens jetzt die Forderung ins Inkasso abgeben, wo die offene Forderung dann konsequent und professionell verfolgt wird. Das Hauptargument dafür ist übrigens nicht, dass Inkassounternehmen mehr Druck ausüben (was nebenbei bemerkt auch falsch ist). Vielmehr ist es so, dass eine konsequente Verfolgung offener Posten einiges an Zeit verschlingt: Mahnschreiben müssen den richtigen Ton treffen, die gesetzlichen Bestimmungen müssen eingehalten und bei Bedarf aktualisiert werden, es braucht ein Netzwerk an Dienstleistern wie bspw. der SCHUFA und natürlich kosten Telefonate mit säumigen Zahlern Zeit, die an anderer Stelle sicherlich besser investiert wäre.

Die Zusammenarbeit mit einem Inkasso Büro entlastet das eigene Unternehmen und funktioniert in der Regel sogar kostenneutral. Ein frühzeitiger, aktiver Einstieg ins Forderungsmanagement ist damit genauso wichtig, wie der richtige Zeitpunkt zur Abgabe an einen Profi.