Das Mahnverfahren beschreibt den gesamten Prozess, mit dem ein Gläubiger eine offene Forderung gegenüber einem Schuldner geltend macht. Es beginnt in der Regel mit der betrieblichen Mahnung: Hat der Schuldner eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, erhält er zunächst eine Zahlungserinnerung oder erste Mahnung. Schon diese internen Schritte gehören zum Mahnverfahren.
Im weiteren Verlauf folgen oft eine zweite und dritte Mahnung, von denen wir allerdings abraten, da sie das Mahnverfahren verwässern. Besser: Eine einzige Mahnung, in der der Hinweis auf das angeschlossene Inkasso enthalten ist und schließlich die konsequente Übergabe.
Wichtig ist, dass diese Schreiben nicht nur eine offene Forderung benennen, sondern auch eine klare Zahlungsfrist enthalten. Damit wird der Schuldner unmissverständlich in Verzug gesetzt.
Ein professionell geführtes Mahnverfahren bereitet bereits in dieser Phase die mögliche Übergabe an ein Inkassounternehmen vor. Denn je stringenter und nachvollziehbarer die Abläufe dokumentiert sind, desto einfacher lässt sich der Forderungseinzug später durch externe Dienstleister fortsetzen.
Reagiert der Schuldner trotz betrieblicher Mahnungen und vorgerichtlichem Inkasso nicht, kann das Verfahren in ein gerichtliches Mahnverfahren übergehen. Dieses dient dazu, einen vollstreckbaren Titel zu erlangen, auf dessen Grundlage wiederum die Zwangsvollstreckung möglich wird.
Der Ablauf des Mahnverfahrens reicht somit von der ersten Mahnung bis hin zur gerichtlichen Durchsetzung. Ein konsequent geführtes Mahnverfahren spart Zeit, erhöht die Erfolgsquote und erleichtert den Übergang ins professionelle Forderungsmanagement.
