Stringenz im Ablauf: Inkassoverfahren erfolgreich durchführen

Im Forderungsmanagement kommt es vor allem auf eines an: Stringenz im Ablauf. Inkassoverfahren sind nämlich vor allem dann erfolgreich, wenn der Ablauf sinnvoll strukturiert ist & alle Schritte in der Verfolgung offener Posten sinnvoll aufeinander aufbauen. Wie dieser Ablauf im Inkassoverfahren ganz genau aussieht, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.

Sozusagen als kleine Vorrede lohnt es aber, den Begriff Inkasso korrekt einzuordnen. Denn ganz streng genommen bezeichnet er lediglich die vorgerichtliche Arbeit an offenen Posten – also alles, was vor dem Einstieg in ein gerichtliches Mahnverfahren liegt. Etwa jeder vierte Inkassofall geht allerdings in ein gerichtliches Mahnverfahren über, sodass zur Vereinfachung der gesamte Ablauf im professionellen Forderungsmanagement als Inkassoablauf bezeichnet werden kann.

1. Schritt im Ablauf: Inkassoverfahren in der vorgerichtlichen Bearbeitung

Der erste Schritt in der professionellen Arbeit an offenen Posten ist in aller Regel die Anlage eines neuen Inkassofalles in der Inkassosoftware im Inkasso Büro. Direkt danach startet die Bearbeitung. Abhängig von der Beschaffenheit der Forderung (bspw. ihrem Alter und der Aktualität von Schuldnerdaten) bedeutet die Bearbeitung aber nicht immer, dass direkt die erste Inkassomahnung verschickt wird. Häufig steht zunächst eine Adressrecherche im Sinne einer Auskunftsanfrage beim Einwohnermeldeamt an. Erst, wenn alle wichtigen Informationen in einer Forderungssache vorliegen, geht es in die echte Fallbearbeitung.

Vorgerichtlich stehen dabei bis zu zwei Mahnungen an den Schuldner, die Einmeldung bei der SCHUFA und selbstverständlich die Moderation der Forderungssache im Telefoninkasso auf der To-Do-Liste. Diese Schritte bauen (wie eigentlich alles im Inkasso) sinnvoll aufeinander auf. D.h., es werden spätere Schritte im Inkasso nur dann notwendig, wenn die vorangegangenen Schritte nicht gefruchtet haben: Schuldner, die nach der ersten Inkassomahnung bezahlen, erhalten logischerweise keine Zweite.

2. Schritt im Ablauf: Inkassoverfahren im gerichtlichen Mahnverfahren

Für den Teil der offenen Forderungen, die sich im vorgerichtlichen Inkasso nicht hat realisieren lassen, steht immer die Frage nach dem Einstieg in ein gerichtliches Mahnverfahren im Raum: Wir raten hier ganz klar dazu, für alle offenen Forderungen einen Mahnbescheid zu beantragen und damit in das gerichtliche Mahnverfahren einzusteigen.

Das hat mehrere Gründe:

1. Viele Schuldner, die vorgerichtlich nicht bezahlt haben, nehmen den Übertritt in ein gerichtliches Mahnverfahren zum Anlass, ihre Verweigerungshaltung aufzugeben
2. Allein die Zustellung von Mahn- & Vollstreckungsbescheid in amtlicher Zustellung (d.h. im gelben Umschlag) verfehlt ihre Wirkung nicht
3. Der zügige Einstieg in ein gerichtliches Mahnverfahren beugt der regelmäßigen Verjährung automatisch vor, sodass die Forderungssache sozusagen in trockenen Tüchern ist
4. Das gerichtliche Mahnverfahren zahlt voll auf die Titulierung der Forderung ein & sichert sie damit für 30 Jahre ab

Auch das gerichtliche Mahnverfahren bleibt dabei immer dem Stringenzgrundsatz verpflichtet und folgt einem klaren Ablauf. Inkassoverfahren und später das gerichtliche Mahnverfahren funktionieren wiederum mehrstufig. So sieht das gerichtliche Mahnverfahren mit dem Mahn- & dem Vollstreckungsbescheid zwei aufeinander aufbauende Mahnstufen vor. Der (unwidersprochene) Vollstreckungsbescheid stellt zum Abschluss einen vollwertigen Titel dar und sichert Gläubigern ein verbrieftes Recht an ihrer Forderung. Und das für ganze 30 Jahre.

3. Schritt im Ablauf: Inkassoverfahren in der Zwangsvollstreckung & Titelüberwachung

Für eine titulierte Forderung eröffnet sich ein neues Kapitel in der Verfolgung und im Ablauf. Inkassoverfahren, die sich um die Realisierungsarbeit an titulierten Forderungen kümmern, setzen auf die Zwangsvollstreckung. Denn solche Forderungen lassen sich auch gegen den Willen des Schuldners (zwangsweise) geltend machen.

Dafür steht in der Zwangsvollstreckung ein breites Instrumentarium an Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung. Es reicht von der Abgabe der Vermögensauskunft beim Gerichtsvollzieher über unterschiedliche Varianten in der Pfändung bis zur Verhaftung eines Schuldners.

Auch in der nachgerichtlichen Inkassoarbeit bauen die jeweiligen Schritte wieder sinnvoll aufeinander auf und erfordern eine strategische Herangehensweise. So sind Lohnpfändungen bei arbeitslosen Schuldnern logischerweise wenig aussichtsreich. Schuldner, die eine Steuerrückzahlung erwarten eignen sich dagegen als Kandidaten für eine Steuerpfändung beim Finanzamt, usw. Neben einer sinnvollen Reihenfolge der Einzelmaßnahmen braucht es daher im nachgerichtlichen Forderungsmanagement auch ein lückenloses Schuldnermonitoring.

Unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt über die Lebensdauer einer offenen Forderung sich der Realisierungserfolg letztendlich einstellt: Stringenz und ein sinnvoller Ablauf sind die Zutaten, die es für den Erfolg im Inkassoverfahren braucht,