Forderungsausfall berechnen: Das sind die wahren Kosten einer offenen Forderung!

Den Forderungsausfall berechnen heißt, nicht nur die offene Forderung, sondern auch alle Folgen einer Zahlungsstörung im Blick zu haben. Denn die wahren Kosten eines Forderungsausfalls sind in aller Regel höher, als die unbezahlte Rechnung allein. Worin diese Kosten im Detail liegen & wie sich die Kosten für einen Forderungsausfall möglichst gering halten lassen, erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Was gehört alles in die Kalkulation, wenn man einen Forderungsausfall berechnen möchte? Welche Rolle spielen Inkasso & Forderungsmanagement dabei? Und welche Maßnahmen mildern die Folgen eines Forderungsausfalles effektiv ab? Grundsätzlich lassen sich die Kosten eines Forderungsausfalles in drei Kategorien einteilen:

1. Direkte Kosten aus der entgangenen Forderung
2. Verfolgungskosten
3. Zusätzliche Kosten für eigene Liquiditätsengpässe

Forderungsausfall berechnen: Direkte Kosten einer Zahlungsstörung

Sicherlich die offensichtlichste Position bei jedem Forderungsausfall sind die tatsächlichen Kosten der Zahlungsstörung: Fällt eine Forderung über bspw. 1.000 EUR aus, liegen die direkten Ausfallkosten wenig überraschend bei mindestens dieser Summe. Je nachdem, in welchem Wirtschaftsumfeld sich ein solcher Forderungsausfall abspielt, geht es zudem auch um den steuerlichen Anteil an der Forderungssumme. Handelt es sich um einen Brutto- oder um einen Nettowert? Außerdem verursacht ein Forderungsausfall ab Verzug sog. Verzugszinsen, die den Ausfall bzw. die verzögerte Zahlung eigentlich kompensieren sollen, dies realwirtschaftlich aber selten tun.

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Forderungsausfall berechnen: Verfolgungskosten im Mahnwesen

Auch hier gilt das Prinzip: Zeit ist Geld. Die Verfolgung einer offenen Forderung kostet indes beides. Denn selbstverständlich kostet ein Mahnschreiben (mindestens) Porto, Papier & Toner. Je nach Umfang eines betrieblichen Mahnwesens (bspw. die Anzahl der regelmäßig zu verfolgenden Forderungen und/oder der Anzahl der Mahnstufen) können sich diese Kosten durchaus zu einer betriebswirtschaftlich relevanten Position aufsummieren.

Dazu kommt der zeitliche Aufwand, der freilich gleichermaßen zu Buche schlägt: Große Unternehmen unterhalten teilweise eigene Unterabteilungen für ein betriebliches Mahnwesen, die Personalkosten verursachen. Und weil es dabei ausschließlich um die Verfolgung offener Posten geht, die sozusagen eigentlich zur regulären Betriebsleistung gehören, tragen sich diese Kosten in Wahrheit nicht selbst. Der Mehraufwand im betrieblichen Forderungsmanagement muss entsprechend eingepreist werden, sodass treue, zahlende Kunden anteilig mit solchen Kosten belastet werden. Das wiederum kann die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.

Dieselbe Argumentation gilt im Übrigen auch für kleine Betriebe: Während Mahnungen geschrieben, frankiert & versandt werden, bleibt die Hauptarbeit liegen, weil sich niemand zerteilen kann. So entstehen selbst für Solo-Selbstständige (versteckte) Kosten für die Verfolgung ihrer berechtigten Ansprüche.

Forderungsausfall berechnen: Eigene Liquiditätsengpässe

Kritisch wird es, wenn die eigene Liquidität durch Zahlungsausfälle bedroht wird. Das betrifft u.a. StartUps, aber ist genauso gut in der Industrie, der Forschung und in allen verarbeitenden Betrieben stets eine zentrale Sorge des Finanzmanagements. Das hat zwei sehr augenfällige Gründe :

1. Die betrieblichen Kosten laufen ständig weiter: Gehälter, Energiekosten, Kredite, Pachten usw. wollen pünktlich bezahlt sein
2. Nur liquide Unternehmen können bspw. von skontierten Rechnungssummen profitieren: Wer erst darauf warten muss, dass der letzte Auftrag bezahlt wird, um für den nächsten in Vorleistung zu gehen (bspw. beim Materieleinkauf), hat in der Regel die volle, Rechnungssumme ohne Skonto zu bezahlen, was wiederum den Gewinn schmälert.

    

Lösungen im Inkasso & Forderungsmanagement

Die beste & auf einem Inkasso Blog auch naheliegendste Lösung, um speziell die Folgekosten eines Forderungsausfalls gering zu halten, ist die zügige Übergabe offener Forderungen an einen spezialisierten Inkassodienstleister. Denn einerseits verkürzt das jedes betriebliche Mahnwesen ganz massiv. Wer seine notleidenden Forderungen unverzüglich abgibt, nachdem die Nachfrist einer Zahlungserinnerung versäumt wurde, handelt stringent im Mahnwesen und spart auch massiv bei den Verfolgungskosten. Zudem bedeutet eine verlässliche Lösung für den Umgang mit Zahlungsstörungen auch immer ein besseres Standing bspw. gegenüber Banken.

Das Hauptargument für ein professionelles Inkasso aber sind die deutlich besseren Erfolgsaussichten: Über die Hälfte aller offenen Posten wird im Inkasso vorgerichtlich realisiert & ausbezahlt. D.h., dass es meist etwa acht Wochen dauert, bis sich Zahlungsstörungen erledigen. Und das ist ein Zeitrahmen, mit dem sich auf Sicht wirtschaften lässt.

Einen Forderungsausfall berechnen heißt damit immer einen starken Partner im Inkasso mit ins Boot zu holen, damit die Kosten nicht überhand nehmen!